Sunday, March 27, 2016

MPPL - Project Charter Document


Project Charter Document





Project Name  : Pembuatan Sistem Informasi PT. Yonote
Company   : PT. Yonote
Focus Area   : Information System Development
Product/Process : Information System
Project Time   : 2 April 2016 till 30 June 2016
Cost Estimation  : Rp 75.000.000,-




Prepared By


Document Owner(s)
Project/Organization Role
Adi Wicaksana
Project Manager
Daniel Fablius
Developer
PT. YONOTE
Stakeholder






Version
Date
Author
Change Description
1.0
27/03/2015
Daniel Fablius
Document created
1  PROJECT CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah aplikasi desktop sistem informasi PT. Yonote. Sistem informasi ini sebagai media media untuk mempermudah proses bisnis pada perusahaan PT.Yonote. Sistem Informasi akan mendukung proses pemesanan notebook yang diawali dengan registrasi data pelanggan, Proses delivery order dimana mendukung pembuatan  Surat Jalan, Transaksi pembayaran notebook, Pelayanan local warranty service & parts, Sistem ROP (ReOrder Point) dimana mendukung proses pemesanan produk kepada bagian produksi dan juga supplier, dan sistem informasi ini mendukung pembuatan laporan-laporan yang akan menjadi pertanggung jawaban manajemen kepada pemilik PT. Yonote.


2  PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
• Project goals
• Objectives
• Scope
• Assumptions
• Risks
• Costs
• Timeline
• Approach
• Organization



3  PROJECT OVERVIEW
Pada awalnya proses bisnis yang terjadi pada PT.Yonote berjalan secara manual. Namun dengan proses bisnis yang manual tersebut pendataan pelanggan tidak dapat dilakukan dengan baik, proses bisnis yang terjadi juga tidak dapat berjalan dengan baik dengan besarnya kemungkinan Human Error yang terjadi.
Dengan adanya sistem infromasi ini, semua proses bisnis dan pendataan yang dilakukan oleh PT. Yonote akan lebih baik, dan kemungkinan kesalahan yang diakibatkan oleh human error dapat diminimalisir.
Aplikasi ini adalah aplikasi desktop akan dibuat dengan menggunakan VB.net guna mempermudah dan mempercepat proses pembuatan aplikasi. Selain itu, aplikasisistem informasi ini membutuhkan database untuk menyimpan dan mendapatkan informasi-informasi yang berkaitan dengan proses bisnis PT. Yonote. Database diolah dengan bantuan software Microsoft SQL Server 2005.

4  PROJECT SCOPE
4.1  Goals and Objectives
Goals
Objectives
Proyek akan membantu kegiatan operasional perusahaan meliputi transaksi pemesanan dan transaksi pembayaran
1.      Melakukan interview kepada kepala perusahaan PT. Yonote
2.      Melakukan interview terhadap pelanggan
3.      Mengembangkan alur transaksi yang efisien


4.2  Departmental Statements of Work (SOW)
Departmental SOW
Owner/Prime
Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder
Project Manager , Stakeholder
Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat
Application Developer , Stakeholder
Tim application developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan
Designer, Stakerholder
Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang terlah di sepakati.
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)
Stakeholder, Tim proyek
Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work product tersebut
Project Manager
Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 5 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
Testing aplikasi
Tester
Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat
Implementasi aplikasi
Tim Proyek
Tim melakukan implementasi aplikasi desktop.


4.3  Project Deliverables
Milestone
Deliverable
1.      Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai
·         Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek
·         Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder
·         Data struktur organisasi PT. Yonote
·         Data karyawan di PT. Yonote
·         Data produk-produk di PT. Yonote
·         Data pelayanan di PT. Yonote
·         Data surat dan laporan PT. Yonote
·         Informasi pembelian dan penjualan di PT. Yonote
·         Menentukan batasan proyek
·         Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
·         Dokumentasi pertemuan
·         Dokumen kebutuhan proyek
2. Melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (mahasiswa)
·         Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek
·         Dokumen kebutuhan proyek
·         Dokumentasi pertemuan
·         Dokumentasi pengembangan aplikasi
3. Membuat Sistem (Protyping)
·         Mendapatkan hasil aplikasi sementara (prototype)
·         Layanan aplikasi sudah bekerja 75 persen
·         Dokumen pengembangan aplikasi (progress)
4. Desain Interface
·         Hasil desain telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan
·         Dokumen pengembagan aplikasi (final)
5. Presentasi Prototype kepada stakeholder
·         Mendapatkan feedback dari stakeholder
·         Informasi tentang kebutuhan minor
·         Dokumen kebutuhan proyek
6. Presentasi produk ahir
·         Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder
·         Sistem dapat berjalan dengan baik
·         Produk telah di implementasikan


4. 4 Deliverable Out of Scope
Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi didalam PT. Yonote. Selain itu pengolahan data dan data di luar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek. Adanya beberapa hal mengenai PT. Yonote yang tidak termasuk dalam ruang lingkup pengerjaan proyek profilling diantaranya adalah berupa kode program dari tiap aplikasi yang dihasilkan PT. Yonote.

4.5 Project Estimated Costs & Duration
Project Milestone
Date Estimate
Deliverable(s) Included
Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder
2/04/2016
·         Informasi mengenai PT. Yonote
·         Informasi mengenai stkaeholder yang terlibat
·         Informasi mengenai proses bisnis yang ada
·         Informasi struktur organisasi
·         Informasi produk dan pelayanan
·         Informasi surat dan laporan
·         Dokumen Kebutuhan  
High
Analisa hasil interview
8/4/2016
·         Mendapatkan kebutuhan utama
·         Dokumen kebutuhan final
High
Desain Sistem Interface
11/4/2016
·         Prototype
High
Presentasi ke stakeholder
14/4/2016
·         Feedback mengenai prototype
Medium
Deploy aplikasi
16/4/2016
·         Melakukan instalasi untuk pengimplementasian aplikasi
Medium
Tetsing aplikasi
1/6/2016
·         Mendapatkan bug aplikasi
·         Memperoleh dokumentasi testing aplikasi
HIgh



5  PROJECT CONDITIONS

5.1  Project Assumptions
  • Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan
  • Sistem Informasi untuk membantu proses bisnis pada PT.Yonote
  • Proyek ini diasumsikan suatu Sistem Informasi  yang menyimpan segala data mengenai proses bisnis yang terjadi pada PT.Yonote .

5.2  Project Issues
Priority Criteria
1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.
2−Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3−Low-priority i ssue; to be resolved prior to project completion.
4−Closed issue.


#
Issue
Priority
Owner
Description
Status & Resolution
1
Anggota tim
mendapatkan musibah
Low
Project
Manager
Kemungkinan
terjadi hal yang
tidak diharapkan
yang menimpa
anggota tim
Mempunyai anggota
cadangan yang siap
dipekerjakan sesuai
dengan keahlian yang
dibutuhkan
2
Listrik mati
pada saat
pengembangan Sistem Informasi
High
Application Developer ,Application Designer
Kemungkinan
terjadi mati listrik
pada saat
pengembangan
proyek.
Menyiapkan aliran listrik
cadangan menggunakan
genset, atau UPS untuk
keadaan mendesak.
3
Data Hilang
.
High
Tim
Proyek
Dimungkinkan
sekali data
dapat hilang
begitu saja
karena ancaman
virus dan
bencana yang
tidak terduga
Melakukan backup secara
berkala pada media
penyimpanan yang
terpisah dengan komputer
untuk mengembangan.
Menggunakan tools
pendukung keamaan
komputer pengembangan
seperti antivirus


5.3  Project Risks
#
Risk Area
Likelihood
Risk Owner
Project Impact-Mitigation Plan
1
Waktu
untuk melakukan
pertemuan
sangat sulit
High
Project
Manager
Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mungkin diadakan pertemuan
setiap harinya walaupaun hanya sebentar.
Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak
dan waktu.
2
Informasi
dari
stakeholder
utama
kurang
Medium
Project
Manager
Mencari stakeholder yang lainnya seperti pelanggan-pelanggan PT.Yonote yang pernah bertransaksi di PT.Yonote
3
Ruang
Lingkup
proyek
melebar
terlalu luas
.
High
Project
Manager
Melakukan inisiasi diawal mengenai batasan - batasan atau constraints
yang terdapat dalam proyek
4
Waktu
pengerjaan
proyek
terlambat
dari target
High
Stakeholder
Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan
proyek dan jumlah anggota tim
5
Kurangnya
personil tim
Medium
Project Manager
Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan


5.4  Project Constraints
Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
  • Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi application.
  • Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah disepakati sebelumnya.
  • Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
  • Tingkat sekuritas aplikasi application sesuai dengan permintaan stakeholder.
  • Aplikasi application yang dikembangkan dibuat khusus untuk Perusahaan PT. Yonote.



6  Project Structure Approach
Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi desktop.

7  Project Team Organization Plans
Project Team Role
Project Team Member(s)
Responsibilities
Project Manager
Adi Wicaksana
• Melakukan interview terhadap stakeholder proyek
• Melukan pembagian tugas
• Control Project Team
• Bertanggung jawab atas berjalannya proyek
• Finnancial
Application Developer
M. Syaiful
• Melakukan pengembangan aplikasi
Designer
Nindyasari Dewi Utami
• Desain interface aplikasi
Application Analyst
Daniel Fablius
• Melakukan analisa terhadap rancangan aplikasi
Dokumentator
Kharisma Nur Annisa
• Dokumentasi pengerjaan proyek
• Dokumentasi pengembangan aplikasi
Tester
Kinasih Nur Azizah
• Melakukan pengujian terhadap fitur - fitur aplikasi
• Memberikan feedback




8  APPROVALS
Prepared by
  • Daniel Fablius (5113100109)
  • Adi Wicaksana (5113100110)