Project Charter Document
Project
Name :
Pembuatan Sistem Informasi PT. Yonote
Company : PT. Yonote
Focus
Area :
Information System Development
Product/Process : Information System
Project
Time :
2 April 2016 till 30 June 2016
Cost
Estimation :
Rp 75.000.000,-
Prepared By
Document Owner(s) |
Project/Organization Role
|
Adi Wicaksana
|
Project Manager
|
Daniel Fablius
|
Developer
|
PT. YONOTE
|
Stakeholder
|
Version
|
Date
|
Author
|
Change Description
|
1.0
|
27/03/2015
|
Daniel Fablius
|
Document created
|
1 PROJECT
CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah aplikasi desktop
sistem informasi PT. Yonote. Sistem informasi ini sebagai media media untuk mempermudah
proses bisnis pada perusahaan PT.Yonote. Sistem Informasi akan mendukung proses
pemesanan notebook yang diawali dengan registrasi data pelanggan, Proses
delivery order dimana mendukung pembuatan Surat Jalan, Transaksi
pembayaran notebook, Pelayanan local warranty service & parts, Sistem ROP
(ReOrder Point) dimana mendukung proses pemesanan produk kepada bagian produksi
dan juga supplier, dan sistem informasi ini mendukung pembuatan laporan-laporan
yang akan menjadi pertanggung jawaban manajemen kepada pemilik PT. Yonote.
2 PROJECT
EXECUTIVE SUMMARY
• Project goals
• Objectives
• Scope
• Assumptions
• Risks
• Costs
• Timeline
• Approach
• Organization
3 PROJECT
OVERVIEW
Pada awalnya proses bisnis yang terjadi pada PT.Yonote berjalan
secara manual. Namun dengan proses bisnis yang manual tersebut pendataan
pelanggan tidak dapat dilakukan dengan baik, proses bisnis yang terjadi juga
tidak dapat berjalan dengan baik dengan besarnya kemungkinan Human Error
yang terjadi.
Dengan adanya sistem infromasi ini, semua proses bisnis dan
pendataan yang dilakukan oleh PT. Yonote akan lebih baik, dan kemungkinan
kesalahan yang diakibatkan oleh human error dapat diminimalisir.
Aplikasi ini adalah aplikasi desktop akan dibuat dengan menggunakan
VB.net guna mempermudah dan mempercepat proses pembuatan aplikasi. Selain itu,
aplikasisistem informasi ini membutuhkan database untuk menyimpan dan
mendapatkan informasi-informasi yang berkaitan dengan proses bisnis PT. Yonote.
Database diolah dengan bantuan software Microsoft SQL Server 2005.
4 PROJECT
SCOPE
4.1
Goals
and Objectives
Goals
|
Objectives
|
Proyek akan membantu kegiatan
operasional perusahaan meliputi transaksi pemesanan dan transaksi pembayaran
|
1. Melakukan
interview kepada kepala perusahaan PT. Yonote
2. Melakukan
interview terhadap pelanggan
3. Mengembangkan
alur transaksi yang efisien
|
4.2
Departmental
Statements of Work (SOW)
Departmental SOW
|
Owner/Prime
|
Due Date/Sequence
|
Interview kebutuhan stakeholder
|
Project Manager , Stakeholder
|
Melakukakan wawancara untuk
mendapatkan kebutuhan utama
|
Fitur-fitur mengenai
profilling yang akan dibuat
|
Application Developer ,
Stakeholder
|
Tim application developer dan
stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang
diperlukan
|
Melakukan desain interface
sesuai dengan kebutuhan
|
Designer, Stakerholder
|
Designer dan Stakeholder
bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder
namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang terlah di sepakati.
|
Deskripsi hasil kerja
(spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)
|
Stakeholder, Tim proyek
|
Pada tim proyek harus dapat
mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek
yang dibuat
|
Estimasi usaha setiap work
product tersebut
|
Project Manager
|
Project manager memilih
seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 5 orang. Jika
tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang
memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
|
Testing aplikasi
|
Tester
|
Melakukan uji coba terhadap
aplikasi yang telah dibuat
|
Implementasi aplikasi
|
Tim Proyek
|
Tim melakukan implementasi
aplikasi desktop.
|
4.3 Project
Deliverables
Milestone
|
Deliverable
|
1. Melakukan
wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan
proyek yang sesuai
|
·
Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek
·
Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder
·
Data struktur organisasi PT. Yonote
·
Data karyawan di PT. Yonote
·
Data produk-produk di PT. Yonote
·
Data pelayanan di PT. Yonote
·
Data surat dan laporan PT. Yonote
·
Informasi pembelian dan penjualan di PT. Yonote
·
Menentukan batasan proyek
·
Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
·
Dokumentasi pertemuan
·
Dokumen kebutuhan proyek
|
2.
Melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (mahasiswa)
|
·
Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek
·
Dokumen kebutuhan proyek
·
Dokumentasi pertemuan
·
Dokumentasi pengembangan aplikasi
|
3.
Membuat Sistem (Protyping)
|
·
Mendapatkan hasil aplikasi sementara (prototype)
·
Layanan aplikasi sudah bekerja 75 persen
·
Dokumen pengembangan aplikasi (progress)
|
4.
Desain Interface
|
·
Hasil desain telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen
kebutuhan
·
Dokumen pengembagan aplikasi (final)
|
5.
Presentasi Prototype kepada stakeholder
|
·
Mendapatkan feedback dari stakeholder
·
Informasi tentang kebutuhan minor
·
Dokumen kebutuhan proyek
|
6.
Presentasi produk ahir
|
·
Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder
·
Sistem dapat berjalan dengan baik
·
Produk telah di implementasikan
|
4.
4 Deliverable Out of Scope
Tidak
termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi
didalam PT. Yonote. Selain itu pengolahan data dan data di luar dari ruang
lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak
digunakan dalam proses pengerjaan proyek. Adanya beberapa hal mengenai PT. Yonote
yang tidak termasuk dalam ruang lingkup pengerjaan proyek profilling
diantaranya adalah berupa kode program dari tiap aplikasi yang dihasilkan PT. Yonote.
4.5 Project Estimated Costs & Duration
Project Milestone
|
Date Estimate
|
Deliverable(s) Included
|
Confidence Level
|
Melakukan interview pada stakeholder
|
2/04/2016
|
·
Informasi mengenai PT. Yonote
·
Informasi mengenai stkaeholder yang terlibat
·
Informasi mengenai proses bisnis yang ada
·
Informasi struktur organisasi
·
Informasi produk dan pelayanan
·
Informasi surat dan laporan
·
Dokumen Kebutuhan
|
High
|
Analisa hasil interview
|
8/4/2016
|
·
Mendapatkan kebutuhan utama
·
Dokumen kebutuhan final
|
High
|
Desain Sistem Interface
|
11/4/2016
|
·
Prototype
|
High
|
Presentasi ke stakeholder
|
14/4/2016
|
·
Feedback mengenai prototype
|
Medium
|
Deploy aplikasi
|
16/4/2016
|
·
Melakukan instalasi untuk pengimplementasian aplikasi
|
Medium
|
Tetsing aplikasi
|
1/6/2016
|
·
Mendapatkan bug aplikasi
·
Memperoleh dokumentasi testing aplikasi
|
HIgh
|
5 PROJECT CONDITIONS
5.1
Project
Assumptions
- Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang
bertujuan untuk membuat dan mengembangkan
- Sistem Informasi untuk membantu proses
bisnis pada PT.Yonote
- Proyek ini diasumsikan suatu Sistem
Informasi yang menyimpan segala data mengenai proses bisnis yang
terjadi pada PT.Yonote .
5.2
Project
Issues
Priority
Criteria
1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up
and resolution.
2−Medium-priority issue; requires follow-up before completion of
next project milestone.
3−Low-priority i ssue; to be resolved prior to project completion.
4−Closed issue.
#
|
Issue
|
Priority
|
Owner
|
Description
|
Status & Resolution
|
1
|
Anggota tim
mendapatkan musibah
|
Low
|
Project
Manager
|
Kemungkinan
terjadi hal yang
tidak diharapkan
yang menimpa
anggota tim
|
Mempunyai anggota
cadangan yang siap
dipekerjakan sesuai
dengan keahlian yang
dibutuhkan
|
2
|
Listrik mati
pada saat
pengembangan Sistem Informasi
|
High
|
Application Developer ,Application Designer
|
Kemungkinan
terjadi mati listrik
pada saat
pengembangan
proyek.
|
Menyiapkan aliran listrik
cadangan menggunakan
genset, atau UPS untuk
keadaan mendesak.
|
3
|
Data Hilang
.
|
High
|
Tim
Proyek
|
Dimungkinkan
sekali data
dapat hilang
begitu saja
karena ancaman
virus dan
bencana yang
tidak terduga
|
Melakukan backup secara
berkala pada media
penyimpanan yang
terpisah dengan komputer
untuk mengembangan.
Menggunakan tools
pendukung keamaan
komputer pengembangan
seperti antivirus
|
5.3
Project
Risks
#
|
Risk Area
|
Likelihood
|
Risk Owner
|
Project Impact-Mitigation Plan
|
1
|
Waktu
untuk melakukan
pertemuan
sangat sulit
|
High
|
Project
Manager
|
Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mungkin
diadakan pertemuan
setiap harinya walaupaun hanya sebentar.
Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting
untuk memecahkan masalah jarak
dan waktu.
|
2
|
Informasi
dari
stakeholder
utama
kurang
|
Medium
|
Project
Manager
|
Mencari stakeholder yang lainnya seperti pelanggan-pelanggan PT.Yonote
yang pernah bertransaksi di PT.Yonote
|
3
|
Ruang
Lingkup
proyek
melebar
terlalu luas
.
|
High
|
Project
Manager
|
Melakukan inisiasi diawal mengenai batasan - batasan atau
constraints
yang terdapat dalam proyek
|
4
|
Waktu
pengerjaan
proyek
terlambat
dari target
|
High
|
Stakeholder
|
Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan
dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan
proyek dan jumlah anggota tim
|
5
|
Kurangnya
personil tim
|
Medium
|
Project Manager
|
Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang
keahlian yang dibutuhkan
|
5.4
Project
Constraints
Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
- Proyek hanya melakukan pengembangan
terhadap aplikasi application.
- Fitur yang akan diterapkan pada proyek
sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah disepakati sebelumnya.
- Proyek berjalan sesuai dengan anggaran
yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di
sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum
tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada
proyek selanjutnya.
- Tingkat sekuritas aplikasi application
sesuai dengan permintaan stakeholder.
- Aplikasi application yang dikembangkan
dibuat khusus untuk Perusahaan PT. Yonote.
6 Project Structure Approach
Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah
dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak
stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan interview sudah
cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh
untuk menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek
aplikasi desktop.
7 Project Team Organization Plans
Project Team Role
|
Project Team Member(s)
|
Responsibilities
|
Project Manager
|
Adi Wicaksana
|
• Melakukan interview terhadap stakeholder proyek
|
• Melukan pembagian tugas
|
||
• Control Project Team
|
||
• Bertanggung jawab atas berjalannya proyek
|
||
• Finnancial
|
||
Application Developer
|
M. Syaiful
|
• Melakukan pengembangan aplikasi
|
Designer
|
Nindyasari Dewi Utami
|
• Desain interface aplikasi
|
Application Analyst
|
Daniel Fablius
|
• Melakukan analisa terhadap rancangan aplikasi
|
Dokumentator
|
Kharisma Nur Annisa
|
• Dokumentasi pengerjaan proyek
|
• Dokumentasi pengembangan aplikasi
|
||
Tester
|
Kinasih Nur Azizah
|
• Melakukan pengujian terhadap fitur - fitur aplikasi
|
• Memberikan feedback
|
8 APPROVALS
Prepared by
- Daniel Fablius (5113100109)
- Adi Wicaksana (5113100110)